Rumbo a Motortec 2019

1. Primera Fase: A sacar la calculadora

• Deberás contactar con los responsables del evento para reservar y (en la mayoría de los casos) adelantar parte del precio del espacio que vayas a ocupar en la feria.
• Dependiendo de la fórmula elegida por el organizador, podrás escoger entre espacios vacíos que tendrás que diseñar y construir con tus propios medios y partners o bien alquilar un espacio modular más limitado en temas de diseño y mobiliario.
• Por supuesto además del espacio, deberás contratar otra serie de servicios asociados, que variarán dependiendo del espacio escogido y los servicios que quieras ofrecer: seguros, electricidad, limpieza, catering, parking, etc.
• ¿En avión, en coche o en tren? Los traslados y el alojamiento son otros de los principales asuntos que debes abordar cuando has confirmado tu participación. Y ojo, porque en función del lugar donde se celebre, la disponibilidad de los servicios más cercanos suele agotarse rápidamente.

2. Segunda Fase: A dibujar. Muestra el artista que llevas dentro

• • Tanto si montas stand a medida, como si contratas un espacio modular, tendrás que personalizarlo. Esta es quizás la parte más importante para rentabilizar tu participación.
  • Ya sea tu objetivo hacer branding, aumentar las ventas o abordar nuevas líneas de negocio, tener un Stand que llame la atención y que invite a los visitantes a acercarse, se torna en importancia capital.
  • Por ello es importante no escatimar recursos en esta área y dejarse asesorar por profesionales. Ya sean de tu propia empresa o subcontratándolos. Esta es la fase clave y la que te abre las puertas para transformar el gasto en inversión.
  • El mobiliario es otro de los elementos importantes en esta fase. Contar con los elementos necesarios para poder atender a los potenciales clientes y a los que ya lo son, de una manera confortable, haciéndoles sentir en un entorno de confianza, facilitará las cosas a la hora de hacer negocios. Al fin y al cabo, durante estos días, tu Stand es tu casa.
  • No debemos olvidar aquellos elementos expositivos donde mostrar tus productos: porta catálogos, vitrinas, roll-ups, banderolas, revisteros, pantallas de televisión o proyectores, etc. y donde recopilar la información de aquellos que te visiten y se interesen por tus productos o servicios: lectores de códigos, smartphones, ordenadores, etc.

Al fin y al cabo, durante estos días, tu Stand es tu casa.

• Recuerda reservar una parte de tu presupuesto para ofrecer elementos de merchandising que puedan crear recuerdo de marca a los visitantes y, si además pueden ser de utilidad, te ayudarán a destacar entre la gran variedad de artículos que ofrecen los expositores.
• Por último, pero no menos importante. Tendrás que estudiar si te interesa promocionar tu participación antes y/o durante la feria: grabación de vídeos, envío de invitaciones, publicidad on/off line, publicaciones en redes sociales y blogs, etc.

3. Tercera Fase: Preparados, listos, ¡YA!

Llegó la hora. Es el momento que llevas meses preparando y que parecía que nunca llegaría. Todo son prisas de última hora:

“Ese cartel está doblado”, “Al mostrador le faltan luces”, “No han llegado los catálogos”, etc.

Pero todo pasa a un papel secundario cuando los primeros visitantes se acercan al stand y comienzas a atenderlos.

Son jornadas de comer poco y mal, de descansar lo justo y multiplicarte. Volver a ver a los amigos/clientes que, a pesar de hablar con ellos todas las semanas, solo podéis estrecharos la mano de feria en feria.

Es tiempo de conocer gente, de entablar nuevas relaciones comerciales, de repartir tarjetas, de descubrir nuevos proveedores y “visitar” a la competencia.

Son días de 30 horas.

4. Fase Final: A recoger, hora de medir y analizar

Ya desde el viaje de vuelta analizas los resultados. Más tarde tendrás días de medir el impacto de tu participación, tomar nota de lo que hay que mejorar para la próxima, cerrar los acuerdos que se plantean durante la feria y de alimentar tus bases de datos de nuevos leads.

Pero antes de todo eso, un merecido descanso. Eso sí, no te pongas muy cómodo, que la vida de una empresa nunca descansa y mañana toca volver a la casilla de salida.